(UA) Ірина Івасюк: «В умовах пандемії та карантину ми увійшли в нову реальність, до якої необхідно блискавично адаптуватися і правильно розставляти пріоритети

(UA) На цю тему говорили вже безліч разів, але яких заходів ви вжили для максимального захисту ваших співробітників?

В умовах пандемії та карантину ми увійшли в нову реальність, до якої необхідно блискавично адаптуватися і правильно розставляти пріоритети. Найважливішим пріоритетом стало максимально забезпечити безпеку та захист наших співробітників та їхніх сімей, наших партнерів та клієнтів, і не лише безпеку, а також підтримку, продуктивність і ментальне здоров’я.  Звісно, для цього нам довелося переформатувати певним чином і нашу діяльність. Ми створили комітет, основним завданням якого стала розробка та впровадження заходів  забезпечення ефективного ведення бізнесу під час пандемії. Серед термінових рішень та негайних впроваджень  були:

– Забезпечено переведення співробітників, що не задіяні у безпосередньому контакті з партнерами, на віддалену роботу;

– Організовано забезпечення співробітників засобами особистого захисту (антисептичні засоби, гумові рукавички, захисні маски, захисні костюми, респіратори);

– На постійній основі проводиться контроль здоров’я працівників: закуплено кварцові лампи та безконтактні термометри, запроваджено дезінфекцію у приміщеннях;

– Розроблений план дій на випадок, якщо хтось із співробітників інфікується;

– Проведені заходи для психологічної підтримки співробітників: опитування та анкетування, інформаційна підтримка, online лекції з фахівцями про те, як зменшити ризики зараження COVID-19, про ментальне здоров’я, відео – звернення керівництва Компанії;

– Розроблено та впроваджено нові формати дистанційних комунікацій: групи в месенджерах в розрізі департаментів / відділів, вибір і встановлення корпоративного каналу комунікацій, забезпечений процес комунікацій між СЕО та працівниками – щомісячні online сніданки;

– Процес навчання трансформований із аудиторних тренінгів в on-line формат.

Чи переходили на дистанційну роботу? Якщо  так, як налагодили процес віддаленого співробітництва?

Впровадження дистанційного режиму роботи було організовано на початку карантину ще в березні місяці для тих співробітників, які можуть виконувати свої посадові обов’язки без прив’язки до робочого місця в офісі. Слід надати належне IT департаменту, який максимально швидко зумів реалізувати для більшості працівників режим «work from home» та надавати підтримку користувачам. Ми і зараз продовжуємо працювати частково дистанційно.

Для забезпечення постійного контакту та безперебійної роботи наша компанія активно використовує digital технології для відеоконференцзв’язку, платформи для спільної роботи. Зокрема, ми застосовуємо сервіс Microsoft Teams як для проведення онлайн зустрічей команд, відділів, департаментів, так і для внутрішнього навчання в малих групах. Саме в Teams ми щоденно проводимо регулярні наради і оперативні зустрічі по поточних питаннях. Працівники  активно спілкуються  у вайбер і телеграм, створюють групи для обговорення і вирішення робочих задач, чати за інтересами.

Чи  можете стверджувати, що кризові моменти позитивно вплинули на якість роботи працівників компанії? 

Важко сказати, що короновірусна  криза є позитивним явищем з огляду на суть предмету. COVID-19, локдаун, турбота про безпеку та здоров’я працівників, підтримка комунікацій та залученості  персоналу стали чималим викликом для нашої компанії як і для інших бізнесів. Однак слід зазначити, що в цих вельми складних умовах продуктивність праці наших співробітників як була так і залишається високою. Ми постійно відслідковуємо ключові показники ефективності і виконання цілей, і важливим є те, що кризові явища, віддалений формат роботи не став перешкодою для їх виконання. В компанії збережені всі процеси, які працювали до пандемії, і впроваджено ряд нових.

Ми розуміємо, що для того, щоб бути конкурентними та ефективними необхідно змінюватися, криза дала поштовх для нових інноваційних ідей. Цей рік ми проживаємо активно культивуючи інноваційну культуру в компанії, почав діяти інноваційний клуб для сприяння реалізації нових ідей, конкурс Start Up, де кожен працівник компанії заохочений подавати ідеї, які вдосконалюють наші процеси і сприяють підвищенню нашої конкурентної переваги на ринку.

Чи має прогресивний HR бути коучем чи ментором у розвитку керівного складу компанії?

Коучинг та менторство зараз є дуже популярними HR-інструментами розвитку персоналу, і все більше компаній, що хочуть бути у тренді, намагаються запровадити ці підходи у своїй роботі. Коучинг – це дії, засновані на дуже конкретних принципах, мета яких – сприяти генеруванню нових знань. Менторство ж – це перш за все наставництво у вигляді обміну досвідом. Як сертифікований коуч можу сказати, що прогресивний HR є передусім стратегічним партнером,  сприяє синергії команди, застосовуючи дані практики.

У нових умовах лідерам важливо застосовувати коучингові підходи в управлінні, що ми практикуємо вже не один рік в TEDIS Ukraine, знаходити правильний баланс між прагненням досягти планових показників і емпатією. Баланс між безпекою співробітників, що є основним пріоритетом, і здатністю вирішувати складні бізнес-завдання, які стали ще складнішими. Важливо чути свою команду, вселяти в неї впевненість, показувати перспективи, розвивати почуття єдності, давати емоційний підйом. В результаті підвищується рівень довіри між членами команди, з’являється більше простору думати, виходячи за рамки, генерувати нові бізнес ідеї. Зараз особливо важливим є те, наскільки ефективно організований є зв’язок між CEO та іншими топами компанії.

Як ви підвищуєте лояльність в компанії?

Одним із головних пріоритетів компанії є робота з залученістю працівників, що безпосередньо впливає на лояльність. У нас на постійній основі працюють фокус-групи, орієнтовані на головні драйвери залученості. Серед ключових драйверів – зворотний зв’язок, визнання, умови праці, кар’єрні можливості, навчання і розвиток та інші. Раз на рік ми проводимо дослідження рівня залученості співробітників, визначаємо вектор та області для покращення, розробляємо плани заходів на наступний період. А щомісяця збираємо зворотний зв’язок у співробітників або членів фокус-груп в усіх регіонах України й оцінюємо прогрес виконання – виконано, вибиваємося зі строків (з’ясовуємо, чому) чи недостатній прогрес. Регулярний зворотний зв’язок надзвичайно важливий для нас. Завдяки цьому ми дізнаємося про моменти, які дуже легко вирішити, щоб зробити людей щасливими та залученими. Наприклад, поліпшити співробітнику робоче місце – оновити техніку, полагодити або замінити меблі тощо.

Лояльність співробітників компанії полягає в емоційній прив’язаності персоналу до роботодавця та бажанні залишатися її частиною. Цьому сприяє високо розвинена корпоративна культура компанії, наші цінності – повага, команда, вплив на результат. І я можу сказати, що наші працівники не просто залучені, вони закохані і в компанію, і в свою справу. Важливу роль у цьому відіграє наш CEO, тому що вміє надихати і сам є головним носієм корпоративної культури.

Чи можете ви виділити якісь зміни у характері управління командою за останні 10 років?

Останнім часом фокус на «agility» в управлінні командами як здатності швидко переконфігурувати стратегію, структуру, процеси, людей і технології в бік нових можливостей і створення цінностей стає визначальним і переходить в усі бізнеси.

Також на перше місце виходить якісна комунікація пріоритетів і здатність та вміння підтримати і надихнути команду в нових онлайн-форматах. Надзвичайно актуальним в 2020 р. стало питання управління віддаленими командами. Працівники відчувають безпеку, коли отримують достатньо інформації про те, що відбувається в компанії, тому забезпечення безперервного процесу комунікації є дуже важливим. Топ менеджмент нашої компанії, лінійні керівники перебувають на постійному зв’язку з підлеглими, при цьому окрім вирішення робочих питань також цікавляться особистим – викликами та проблемами, підбадьорюють, надають  підтримку, адже, ми – люди і нам необхідне живе спілкування, емоції. Щоб створити психологічно безпечне середовище в команді, потрібно те саме, що й для побудови стосунків в особистому житті: увага, активне слухання та співпереживання.

Змінюється не лише характер управління, змінюється і сам лідер і роль лідера зараз – бути проактивним, сфокусовано мислити і надихати своїх працівників. В успішних командах лідери систематично обговорюють з працівниками їхній внесок у розвиток бізнесу, тоді члени команди відчувають важливість своєї роботи для реалізації цілей і планів компанії. Важливо при управлінні командами культивувати атмосферу довіри та відповідальності, коли ніхто не уникає обов’язків та відповідальності за спільний результат.

Як технології розвитку кадрів ви застосовуєте?

Однією з корпоративних цінностей нашої компанії є розвиток. Ми ніколи, ні за яких обставин не зупиняли і не зупиняємо процес навчання та розвитку своїх співробітників. Дуже швидко реагуємо на зміни, які відбуваються. Як тільки в країні був оголошений карантин, внутрішні тренери почали роботу над вебінарним проектом. Всі тренінги, які проводилися для керівників структурних підрозділів, торгової команди в системі offline, переведені в вебінарний формат. Перші вебінари були проведені для керівників структурних підрозділів, далі проект був розширений для усієї торгової команди.

Не припиняється навчання і для працівників з внутрішнього кадрового резерву і бази HiPo (працівники з високим потенціалом). Вони проходять навчання в «Центрі розвитку кар’єри» в системі дистанційного навчання. Нещодавно провели наш традиційний майстер клас з розвитку навичок публічного виступу та аналізу в форматі online, де працівники на обрану ними тему з блоку розвитку лідерських компетенцій робили презентації та отримували зворотній зв’язок від колег та експертів.  Також проводиться зовнішнє навчання і корпоративна англійська мова теж online. Систематично інформуємо співробітників про те, що у них є можливість взяти участь в вебінарах та інших навчальних заходах зовнішніх провайдерів, даємо корисні посилання на зовнішні ресурси.

В TEDIS Ukraine ще до карантину була впроваджена система дистанційного навчання, що дає нам можливість навчати співробітників компанії за допомогою електронних навчальних матеріалів в будь-якій точці країни, в необмеженій кількості та в зручний для них час. Впровадження цієї системи не тільки забезпечило автоматизацію процесів дистанційного навчання, тестування і звітності, але й умовах віддаленої роботи вона стала актуальною для адаптації та введення в посаду нових працівників компанії. До речі, до системи дистанційного навчання працівники можуть підключатися з різних гаджетів. За допомогою електронного контенту на навчальному порталі, який ми постійно розширюємо, наші працівники мають можливість отримувати нові  знання, читати різноманітні книги, корпоративні журнали та новини і не відчувати нестачу інформації в період віддаленої роботи.

Які рекомендації з розвитку персоналу під час кризи ви б надали учасникам Асоціації ?

Сучасні реалії для людей бізнесу навіть враховуючи той факт, що ми і звикли до турбулентності, характеризуються високим рівнем стресу. Щоб з ним справлятися важливо постійно змінюватися самому, в отже вчитися, ловити тренди і постійно розвиватися. Щодня підвищувати свій індекс teachability – дізнаватися щось нове. Головне завдання лідера – не тільки прийняти невизначеність та бути готовим  розвиватися, змінюватися, а також допомагати своїй команді, співробітникам адаптуватися до нового порядку та змін, що є квінтесенцією успіху.

Щодо нових підходів розвитку необхідно впроваджувати діджитальні рішення в навчанні, використовувати різні формати, концепції, дистанційне навчання, використання штучного інтелекту, машинного навчання, VR/AR – вибирати те, що працюватиме для ваших працівників, що дасть їм впевненість, що набуті знання та навички сприятимуть їх професійному та особистісному зростанню, що неодмінно буде відображатися на  ефективності роботи компанії. Звернути увагу на підходи re-skilling та upskilling працівників  – питання перекваліфікації та підвищення кваліфікації стають особливо актуальними і в світі, і в Україні. Лише організація, яка постійно вчиться, постійно вдосконалюється.

Чи працюють у компанії випускники програм МВА?

Так, в компанії серед керівного складу є випускники програми MBA. У нас є внутрішня програма навчання та розвитку для керівників – Школа менеджменту та ефективного лідерства «ШМЕЛЬ». Нещодавно стартувало навчання в корпоративній Школі ефективного менеджменту та лідерства оновленого формату, метою нового курсу є встановлення тісного управлінського контакту з керівниками регіональних структурних підрозділів, реалізація функції стратегічного лідерства, розвиток інноваційної підприємницької культури.

Дізнатися більше: https://uabl.org/irina-ivasyuk/